Modèle de REGLEMENT INTERIEUR
Article 1 : Objet de l’EAPS…..
« L’EAPS….(dénomination, coordonnes, réf adm. ) a pour objet : ......
Article 2 : Organigramme de l’EAPS…
2. 1. Composition
Le personnel de l’EAPS comprend …. (Selon le cas : le Directeur/le gérant, un moniteur-coordonnateur, un ou X moniteurs ; X apprentis et/ou stagiaires dûment qualifiés pour encadrer des activités organisées.
Les diplômes et titres des personnels encadrant font l’objet d’un affichage.
2.2. Fonctions et pouvoirs des personnels
2.2.1. Le Directeur/ le gérant
Le directeur/le gérant e a pour fonction de :
– veiller à l’application de tous textes en vigueur, notamment au regard des activités de canoë-kayak et disciplines associées, à savoir l’arrêté du 31 mars 2016 et, pour les clubs, le Règlement fédéral du 11 juin 2016
– de recruter un personnel qualifié
– de diriger ce personnel et de veiller à la bonne organisation générale des activités
– de veiller à la conformité, au bon état et au renouvellement des matériels
– de superviser la réalisation et la mise en oeuvre du planning des activités
– de gérer les relations avec les clients, de leur fournir toutes indications sur les prestations ou séjours
– ….
Il peut être assisté, dans ces tâches administratives, par du personnel spécifique.
2.2.2. Le moniteur-coordonnateur
Outre les fonctions des personnels d’encadrement (Conf. 2.2.3.), le moniteur-coordonnateur a pour fonction :
– d’assister le gérant et de le suppléer en cas d’absence
– de coordonner et conseiller les autres personnels d’encadrement
– de planifier les prestations à réaliser en les distribuant aux personnels d’encadrement, au besoin de les modifier, suivant les circonstances
– de vérifier les conditions de réalisation des prestations au regard des publics concernés
– de recueillir, selon le cas : les attestations de capacité natatoire, certificats médicaux, autorisations parentales,…
– d’afficher chaque matin le bulletin météorologique des stations proches et le niveau d’eau relevé à l’échelle de niveau proche
– de veiller à l’affichage des diverses informations requises
– d’organiser une réunion hebdomadaire de bilan et de cadrage avec les moniteurs.
2.2.3. Les personnels d’encadrement (moniteurs, stagiaires, apprentis)
Les personnels d’encadrement ont pour fonction :
– de réaliser les prestations d’encadrement telles que distribuées par le coordonnateur
– de déterminer les modalités d’exécution des prestations en rendant adéquates les modalités de réalisation d’un parcours et les capacités des publics concernés
– éventuellement de proposer, au moniteur-coordonnateur selon le cas, une modification dans la prestation, qu’il doit valider.
2.2.4. Le responsable des fiches de gestion des EPI (+ éventuellement pour tous les autres matériels)
Le responsable de la fiche de gestion assure la conservation et la mise à jour périodique des fichiers de gestion des équipements qui comprend :
. la ou les fiche(s) explicative(s) de process
. les fiches de gestion
. les notices d’information des fabricants
. les documents techniques des fabricants
. les recommandations des fabricants relatives aux opérations d’entretien, d’hygiène, de stockage, de vérification
Il conserve les fiches de gestion pendant les trois années qui suivent la mise au rebut de l’EPI.
Il existe :
– un fichier pour les EPI soumis au décret du 22 juillet 2009 et à l’arrêté du 16 février 2010.
– un fichier pour les EPI qui n’y sont pas soumis
2.2.5. Le responsable du maintien en état de conformité
Le responsable du maintien en état de conformité prend connaissance à chaque début de saison du process et de ses supports :
. La fiche explicative de process
. Les fiches de gestion
. Les notices d’information
. Les documents techniques des fabricants
. Les recommandations des fabricants relatives aux opérations d’entretien
Il assure, selon les indications fournies par le fabricant :
. Les opérations d’hygiène
. Les opérations de vérification de la conformité des articles (quand, comment, avec quel moyens (matériels et humains)
. Les opérations de stockage
. Le relevé des dégradations ou des non conformités constatées et leur cause apparente
. Les opérations de mise au rebut
Il transmet au responsable de la fiche de gestion les informations nécessaires au remplissage de la fiche de gestion (nature et moments des opérations effectuées, matériel non-conforme, mise au rebut) et signe la rubrique de la fiche de gestion qui atteste qu’il a effectué les opérations de contrôle.
Il propose le renouvellement du matériel non-conforme et/ou mis au rebut.
Article 3 : Locaux et sites d’exercice
3.1. Les locaux et le site périphérique
L’EAPS utilise :
– un local technique (stockage du matériel et équipement du public), situé…..
– des locaux sanitaires, situés…..
– des locaux d’accueil, situés….
L’ensemble des locaux fait l’objet d’un plan des installations qui est affiché dans chaque local, dès la période d’ouverture de l’EAPS.
Le plan des installations précise :
– les aménagements en périphérie des locaux techniques (aires d’embarquement,…) voies d’accès, ouvrages, parking, …
– les coordonnées téléphoniques des pompiers/gendarmerie/pghm/médecins/… distinctes et lisibles pour tous les publics accueillis
Les locaux disposent de trousses de premiers secours. Un conditionnement de transport approprié suivant l’activité est prévu (Bidons, sacs, sacoches).
3.2. Les sites de pratiques et les accès
Tous les parcours proposés de façon régulière sont cartographiés.
Les cartes de parcours précisent : les points du début du parcours, et sa fin ; les points de réchappes en cas de difficultés majeures. Chaque point de réchappe est codé et coté (distance vis-à-vis du départ).
Chaque moniteur a une copie de ces cartes qui lui ont été remis par la direction de l’école et commenté par le moniteur coordonnateur.
Chaque parcours est reconnu par chaque moniteur à partir d’une embarcation (Raft, ou Kayak, ….)
Un affichage est effectué, à la vue de tous les publics, où est regroupé l’ensemble des parcours proposés régulièrement.
Un affichage spécifique qui reprend toutes les informations ou recommandions utiles à l’attention des publics accueillis pour la pratique des activités des sports d’eau vive.
Les parcours sont déclarés par le moniteur-coordonnateur « réalisables » en début de chaque journée. Il formalise cette ouverture sur le registre de sécurité.
D’autres parcours peuvent être proposés ou acceptés sur sollicitation des clients, au regard de leurs capacités.
Article 4 : Les équipements
4.1. Les équipements des élèves ou clients
L’EAPS dispose d’un matériel nautique conforme à toute réglementation en vigueur.
Ce matériel est codé par article et répertorié sur un registre spécifique. Ce registre témoigne des conditions d’utilisation du matériel et de sa fréquence. Les moniteurs le remplissent à chaque sortie, et précisent l’état d’usure de chaque article si besoin.
Tout article détérioré ne répondant pas aux caractéristiques du constructeur sera sorti du stock et précisé dans le registre de sécurité.
4.2. Les équipements des personnels d’encadrement
Chaque personnel d’encadrement porte une tenue de moniteur adaptée
Chaque personnel d’encadrement est équipé d’un moyen de communication adapté à l’activité (téléphone mobile dans une pochette étanche).
Il emporte avec lui une trousse de premiers secours, comprenant entre autre une couverture de survie et d’un pansement compressif.
La trousse de secours fait l’objet d’un conditionnement étanche adapté à l’activité.
Chaque personnel d’encadrement est équipé d’une corde de sécurité flottante, d’un système de remorquage largable et d’un couteau qu’il utilise dans les conditions fixées par l’article A 322-52 du Code du sport.
Article 5 : Les fichiers de gestion du matériel et des équipements
Il existe 3 fichiers :
. Un pour les EPI soumis à contrôle de conformité et fiche de gestion, tels que définis par le Code du sport (outil n° 2)
. Un pour les autres EPI (outil n° 3)
. Un pour le matériel nautique (éventuellement véhicule) (adaptation du modèle n° 3)
Ces fichiers sont remplis et tenus à jour par les personnels et dans les conditions visés aux articles 2 et 4.
Article 6 : Les activités
6.1. La planification des activités
L’activité est programmée par le moniteur-coordonnateur et il la formalise sur des plannings types.
Ces plannings précisent :
Le moniteur qui enseigne ou anime la séance
La date de l’activité, les horaires de départ et de retour
Le public (effectif, âge,…)
L’activité
Le moniteur-coordonnateur annule de lui-même ou sur proposition du moniteur concerné l’activité si la rivière subit des changements notoires comportant des risques objectifs pour la séance programmée.
En cas d’évènement constaté, le moniteur-coordonnateur adapte de lui-même ou sur proposition du moniteur concerné, la nature de la séance en changeant son lieu de pratique (lac ou autre parcours plus facile) ou l’activité (Raft, NEV,…)
6.2. Le déroulement de l’activité
6.2.1. L’accueil des publics
L’accueil des publics s’effectue au local….
Les publics sont pris en charge à ce local par les personnels d’encadrement affectés à leur encadrement.
Les publics sont équipés pour les différentes activités avec du matériel spécifique par le personnel de l’EAPS.
Chaque personnel d’encadrement vérifie la conformité des informations indiquées par le planning. En cas de changement de quelque nature, il en fait part au coordonnateur qui les consigne dans un registre prévu à cet effet (registre de sécurité)
Chaque personnel d’encadrement s’assure que les personnes dont il a la responsabilité ont rempli toutes les conditions « formelles » (Attestations natatoires, autorisations parentales, …)
6.2.2. Le recueil des attestations
Le moniteur-coordonnateur veille à ce que chaque personnel d’encadrement recueille et lui remette les attestations de tous ordres (suivant le cas : certificat médical, autorisation parentale, attestation de capacité natatoire).
Les plannings d’encadrement, le registre de sécurité, les attestations recueillies demeurent pendant toute la saison d’activité sous la responsabilité du moniteur-coordonnateur, sous forme de classeur.
Le registre de sécurité est conservé pendant trois ans, il est contrôlé xxx fois par XXX (semaine, jour,…) par le directeur/gérant de l’EAPS.
Article 7 : Consignes de retour d’activité
A son retour, chaque personnel d’encadrement, informe si besoin, le moniteur-coordonnateur, des conditions de réalisation de la prestation, de tout élément ou évènement qui ont un effet physique sur le parcours (chute d’arbre dans la rivière, embâcle déstabilisé, …), de tout fait ou évènement relatif au matériel ou aux équipements. Le moniteur-coordonnateur les consigne sur le registre de sécurité.
En l’absence d’éléments particuliers, il note seulement « R.A.S. »
Article 8 : Process d’alerte
Dès lors qu’un retard important est constaté par l’un des personnels encadrants ou non, il alerte le moniteur-coordonnateur, lequel, suivant le cas entreprend la recherche du groupe (clients/encadrant(s)), par tout moyen qu’il aura jugé le plus pertinent.
(Téléphone, embarcation, véhicule, …) ou la fait entreprendre par un personnel encadrant disponible
Suivant le cas, le moniteur-coordonnateur décide d’alerter les secours publics.
Le moniteur-coordonnateur informe sans délai le directeur/gérant de l’EAPS.
Article 9 : Process en cas d’incident sur la rivière
Chaque personnel encadrant après avoir mis en sécurité le groupe signale l’incident auprès du moniteur-coordonnateur par téléphone portable.
Le personnel encadrant précise le lieu où le groupe (clients/encadrant(s)), se situe par référence à la cartographie du parcours concerné (réchappe).
Le personnel encadrant convient suivant le cas, soit de continuer, ou d’emprunter une réchappe proposée par le moniteur coordonnateur sur la cartographie du parcours concerné. Il attend une assistance adéquate.
Article 10 : Process en cas d’accident sur la rivière
En cas d’accident, le personnel d’encadrement concerné :
1. met le groupe en sécurité
2. se porte sur le lieu proche de la victime avec son matériel de sécurité et de secours
3. porte assistance à la victime en appréciant rapidement l’état de la victime et au regard des circonstances, décide de son intervention la plus adéquate
4. suivant la gravité de l’accident, il alerte les secours, en précisant sa situation géographique au regard de la cartographie du parcours
5. il alerte le moniteur-coordonnateur
6. lorsque l’accident et l’état de la victime ne présentent pas de gravité importante, il décide soit de continuer ou d’emprunter une réchappe proposée par le moniteur-coordonnateur sur la cartographie du parcours concerné, soit d’attendre une assistance adéquate
7. En cas de gravité, il demande l’assistance interne de l’EAPS, pour assurer le retour de son groupe
8. Il reste sur les lieux jusqu’à la fin des opérations de secours et ses suites immédiates
9. le moniteur-coordonnateur informe dans les meilleurs délais le directeur/gérant
10. tout accident grave fait l’objet d’une déclaration des accidents graves à la DDJS par le directeur/gérant ou son remplaçant.
Article 11 : L’affichage
Les documents ci-après sont affichés sur 2 ou 3 panneaux mobiles, mis en place pour la journée devant le local technique sis à proximité du plan d’eau :
11.1. L’affichage pérenne
Il comporte les photocopies :
– du règlement intérieur de l’EAPS
– des éventuelles délégations de pouvoirs
– du récépissé de déclaration d’établissement sportif
– des diplômes, titres à finalité professionnelle et certificats de qualification, attestations de stagiaire et d’apprentis
– des cartes professionnelles
– de l’attestation du contrat d’assurance de l’EAPS
– un tableau d’organisation des secours, avec les adresses et numéros de téléphone des personnes et organismes d’intervention en urgence
– de l’arrêté du 4 mai 1995, relatif à l’encadrement des activités
– des arrêtés locaux, s’il y a lieu
– le plan d’ensemble des locaux utilisés et de leurs abords immédiats
– les cartographies des rivières régulièrement fréquentées par l’EAPS comportant la classe, les aires structurantes du parcours et les réchappes
– d’une information sur les capacités requises pour les activités
– de l’information selon laquelle les clients et personnels peuvent consulter à tous moments les documents techniques et d’information des fabricants relatifs aux matériels et équipements qui leur sont mis à disposition
11.2. L’affichage journalier
Chaque jour sont affichés :
– le bulletin météorologique des stations proches
– le niveau d’eau relevé à l’échelle limnimétrique proche.
12. Les registres
L’EAPS tient et met à jour, dans les conditions fixées par le présent règlement intérieur :
1. Le registre de gestion des équipements
2. Le registre de gestion des équipements de protection individuelle
3. Le registre de sécurité (suivi des prestations et des incidents)
4. Les registres relatifs au travail (registre des personnels, registre des horaires individuels et des repos hebdomadaires du personnel, sous la responsabilité du Directeur/gérant et/ou du personnel administratif)